Tien tips voor het efficiënt en effectief afhandelen van Wob-verzoeken

Artikel 3 Wob

Een ieder kan een verzoek om informatie neergelegd in documenten over een bestuurlijke aangelegenheid richten tot een bestuursorgaan of een onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan werkzame instelling, dienst of bedrijf.

De Wet openbaarheid van bestuur (hierna: Wob) is de laatste tijd veel in het nieuws, vaak in relatie tot (vermeend) misbruik ervan. Wob-verzoekers hebben inmiddels ook de weg naar de rekenkamer en de rekenkamercommissie gevonden.

Pro Facto heeft een tiental tips op een rijtje gezet voor het efficiënt en effectief afhandelen van Wob-verzoeken.

Tip 1: Ga na of het verzoek conform de eisen is ingediend

Een Wob-verzoek kan zowel mondeling als schriftelijk worden ingediend. Onder schriftelijk wordt sinds de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer ook ‘elektronisch’ verstaan, maar dit betekent niet dat Wob-verzoeken altijd via e-mail kunnen worden ingediend. De elektronische weg is alleen
begaanbaar als die is opengesteld. Ga dus na of dit is gebeurd. Als niet is besloten deze weg te openen en in de praktijk ook geen elektronische berichten worden geaccepteerd, kun je dit de verzoeker meedelen en aangeven dat hij het verzoek schriftelijk kan indienen. En goed om te weten:
ook de fax is een elektronisch communicatiemiddel!

Het kan ook zijn dat de elektronische weg niet is afgesloten, maar dat wel vormvereisten zijn gesteld aan een verzoek. Bijvoorbeeld dat verzoeken per mail alleen via het algemene adres (of een specifiek Wob adres) kunnen worden ingediend en niet via mailadressen van individuele ambtenaren. Ook kan het zijn dat een (web)formulier is vastgesteld voor het indienen van een Wob-verzoek.

Meer weten? Zie referenties onder aan deze pagina.

Tip 2: Controleer welk bestuursorgaan bevoegd is

De gemeentelijke rekenkamer is aan te merken als een bestuursorgaan. Of een rekenkamercommissie dat ook is, is volgens de VNG de vraag. Wij denken dat daarover niet getwijfeld behoeft te worden. Een bij verordening ingestelde bezwaarcommissie is door de Afdeling
bestuursrechtspraak Raad van State als bestuursorgaan aangemerkt, en gelet op die uitspraak zal een rekenkamercommissie naar alle waarschijnlijkheid ook als bestuursorgaan worden gezien. Van belang is daarom na te gaan aan welk bestuursorgaan het Wob-verzoek is gericht en of de gevraagde documenten berusten bij dat bestuursorgaan. Als dat niet het geval is, moet het verzoek naar het juiste bestuursorgaan worden doorgestuurd.

Meer weten? Zie referenties onder aan deze pagina.

Tip 3: Is de Wob van toepassing?

De Wob heeft geen betrekking op openbare informatie. Als informatie actief openbaar gemaakt is op de website of via het raadsinformatiesysteem of bijvoorbeeld is verstrekt naar aanleiding van een eerder Wob-verzoek, dan kun je dat aangeven. Je kunt dan volstaan met verwijzing naar de link of het eerdere besluit. Dat eerdere besluit kun je als bijlage meezenden. Die toezending is dan een feitelijke handeling en geen besluit op grond van de Wob. Dat betekent dus dat daartegen geen ontvankelijk bezwaar en beroep kan worden ingesteld.

Meer weten? Zie referenties onder aan deze pagina.

Tip 4: Geen vergaringsplicht

Als de informatie wel betrekking heeft op een bestuurlijke aangelegenheid, maar niet in documenten is vervat, kun je het verzoek afwijzen. Waar voorheen door de rechter een vergaringsplicht werd aangenomen als de informatie zonder onevenredige informatie kon worden vergaard, is dat nu niet langer het geval. Ongeacht de mate van inspanning hoeft dus geen informatie te worden vergaard. NB: Als je geen stukken meer in je archief hebt, maar je had ze nog wel moeten hebben (verwijderd i.s.m. Archiefwet) geldt wel een vergaringsplicht.

Meer weten? Zie referenties onder aan deze pagina.

Tip 5: Vraag om verduidelijking

Vaak worden (opzettelijk) vrij vage verzoeken ingediend. Op grond van de Wob moet je de verzoeker behulpzaam zijn bij het preciseren van zijn verzoek. Neem zo snel mogelijk persoonlijk contact met de verzoeker op en vraag vervolgens commentaar op een conceptbesluit. Je kunt hierin aangeven hoe je het verzoek opvat en vragen om een reactie binnen een bepaalde termijn. Het voordeel hiervan is dat je later niet voor de voeten krijgt geworpen dat je het verzoek verkeerd hebt begrepen of in ieder geval dat de rechter je minder snel tot vergoeding van de proceskosten veroordeelt.

Meer weten? Zie referenties onder aan deze pagina.

Tip 6: Let op de beslistermijn en verdaag (zo nodig) op tijd

Op een Wob-verzoek moet je binnen vier weken beslissen. Als je om verduidelijking vraagt (zie tip 5) wordt de beslistermijn opgeschort. Verder kun je één keer met vier weken verdagen. Die verdaging moet wel op tijd worden gedaan, dus voordat de eerste vier weken zijn verstreken.

Tip 7: Breng kopieer- en scankosten in rekening

Voor de behandeling van een Wob-verzoek kun je geen leges heffen, maar je kunt wel kopieerkosten in rekening brengen. Bij omvangrijke Wob-verzoeken kun je de verzoeker dan vooraf wijzen op de kosten die gepaard gaan met het kopiëren van de stukken. Soms leidt dat ertoe dat het verzoek wordt ingetrokken. Om kopieerkosten te voorkomen, wordt wel gevraagd om digitale toezending. Als je stukken moet kopiëren om scans te kunnen toesturen, kun je ook kosten in rekening brengen. Voorwaarde voor het in rekening kunnen brengen van de kosten is wel dat je dit in je
legesverordening hebt geregeld.

Meer weten? Zie referenties onder aan deze pagina.

Tip 8: Ga na of er een uitzonderingsgrond van toepassing is

De hoofdregel van de Wob is dat informatie openbaar is als het gaat om een bestuurlijke aangelegenheid en de informatie neergelegd is in een document. In de artikelen 10 en 11 van de Wob zijn de weigeringsgronden opgenomen. Het feit dat de verzoeker naar het oordeel van het
bestuursorgaan geen belang heeft bij de gevraagde informatie speelt geen rol. Voor je motivering is dat dus geen relevant aspect. Wel relevant is dat als je weigert, je in beginsel per document of onderdeel daarvan moet motiveren op welke grond van openbaarmaking wordt afgezien. Als meer dan één weigeringsgrond van toepassing wordt geacht op een document dat uit verschillende onderdelen bestaat, moet voldoende kenbaar zijn welke weigeringsgrond voor welk onderdeel wordt ingeroepen. Voor de motivering is voldoende als per weigeringsgrond in meer algemene
bewoordingen is toegelicht waarom die grond zich voordoet en, bij de zogenaamde relatieve weigeringsgronden van art. 10 lid 2, waarom het belang van openbaarmaking niet opweegt tegen de daar genoemde belangen. Motivering per geweigerde passage is niet vereist. Van belang is ten slotte dat de hiervoor genoemde hoofdregel dat toetsing van de informatie aan de uitzonderingsgronden per document moet plaatsvinden, kan worden doorbroken als documenten naar strekking en inhoud grotendeels overeenkomen.

Meer weten? Zie referenties onder aan deze pagina.

Tip 9: Neem deelbesluiten

Als je te maken hebt met heel omvangrijke verzoeken – er wordt veel informatie gevraagd – neem dan deelbesluiten. Als een verzoek bijvoorbeeld uit 10 deelverzoeken bestaat en bij acht daarvan gaat het om informatie die al openbaar is, dan kun je dat alvast aangeven. Over de twee resterende onderdelen, waarop de Wob wel van toepassing is kun je dan afzonderlijk besluiten.

Tip 10: Benader een Wob-verzoek positief

De Wob is bedoeld ter ondersteuning van de transparantie van het openbaar bestuur. De meeste verzoeken dragen ook bij aan het realiseren van dat oogmerk. Hoewel een Wob-verzoek tijd kost, hoort het er wel bij. Een transparante overheid heeft niets te verbergen. Door veel informatie op het internet beschikbaar te stellen kun je de belasting van toepassing van de Wob beperken. Er zijn natuurlijk altijd mensen die menen een slaatje te moeten slaan uit de wet. Als je hen professioneel benadert haken ze vanzelf af.

Deze informatie is beschikbaar gesteld door Pro Facto. Als je na het lezen van deze tips vragen hebt, kun je contact opnemen met Marieke Batting en Carine Bloemhoff van Pro Facto (050-3139853 of sibma@pro-facto.nl). Je kunt ook bij hen terecht als je een cursus wilt volgen over de Wob of bijvoorbeeld ondersteuning wilt bij de behandeling van een Wob-verzoek. Meer informatie over Pro Facto vind je op onze website: www.pro-facto.nl

Referenties

Uitspraak Raad van State – Tip 1 verzoek conform de eisen ingediend
Uitspraak Rechtbank van Amsterdam – Tip 1 verzoek conform de eisen ingediend
Afrekenen met de Wob! Publicatie prof. dr. H.B. Winter RUG feb 2014 – Tip 1 verzoek conform de eisen ingediend
Uitspraak Raad van State – Tip 2 welk bestuursorgaan is bevoegd
Uitspraak Raad van State – Tip 3 is de Wob van toepassing?
Uitspraak Raad van State – Tip 3 is de Wob van toepassing?
Uitspraak Raad van State – Tip 3 is de Wob van toepassing?
Uitspraak Raad van State – Tip 3 is de Wob van toepassing?
Uitspraak Raad van State – Tip 3 is de Wob van toepassing?
Uitspraak Raad van State – Tip 3 is de Wob van toepassing?
Uitspraak Raad van State – Tip 4 geen vergaringsplicht
Uitspraak Raad van State – Tip 4 geen vergaringsplicht
Uitspraak Raad van State – Tip 5 verduidelijking
Uitspraak raad van State – Tip 5 verduidelijking
Uitspraak Hoge Raad – Tip 7 breng kopieer/scankosten in rekening
Uitspraak Raad van State – Tip 7 breng kopieer/scankosten in rekening
Uitspraak Raad van State – Tip 8 is er een uitzonderingsgrond toepasbaar
Uitspraak Raad van State – Tip 8 is er een uitzonderingsgrond toepasbaar
Uitspraak Raad van State – Tip 8 is er een uitzonderingsgrond toepasbaar